v
ANALISIS RANCANGAN KERJA PROYEK
*PENGERTIAN ANALISIS DAN RANCANGAN *
Perencanaan merupakan tahapan paling
penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan
eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus
lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada
intuisi dan firasat (dugaan). Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada
elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat
berhubungan terhadap penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian
memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk
mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis. Dalam manajemen, perencanaan
adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan
tak akan dapat berjalan.
Analisis adalah penguraian pokok
atau berbagai bagian dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar
bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Proyek adalah
serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik
(Schwalbe K, 2002).
v
MODEL LENGKAP JAN COCOK
1.
Rencanakan sebuah pekerjaan dengan
pertimbangan yang logis.
Penyusunan sebuah skema yang efektif untuk sebuah proyek mungkin terlihat
sebagai sebuah pekerjaan yang berat. Pada prakteknya, penyusunan skema proyek
ini sebenarnya adalah sebuah prosedur yang sangat penting. Penyusunan skema
proyek dilakukan atas dasar pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang
diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan
biaya yang lebih rendah daripada anggarannya.
2. Siapkan sebuah daftar
untuk pemeriksaan hasil kerja. Meskipun masing-masing direktur mungkin
mempunyai pendekatan dan cara pemantauan proyek yang berbeda-beda, beberapa
jenis industri, perusahaan, dan bisnis biasanya menggunakan daftar pemeriksaan
sebagai landasan awal untuk menyusun rencana kerja bagi proyek mereka.
3.
Susunlah rencana secara rinci. Penyusunan rencana proyek yang baik
dapat dilakukan dengan menentukan apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan
dan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi:
- Tujuan dan sasaran harus dinyatakan dengan jelas dan singkat, untuk mengarahkan pengembangan proyek dan menetapkan cara pengukuran yang akan digunakan dalam mengevaluasi pertumbuhan dan hasil-hasil yang telah dicapai.
- Pelajari secara khusus jika ada sudah pernah ada proyek yang sama, dan lakukan penelitian tentang kesalahan-kesalahan atau masalah apa saja yang harus diwaspadai agar tidak terjadi lagi kesulitan yang sama pada saat menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.
- Anggaran proyek yang sudah ditentukan tetap harus bisa disesuaikan agar proyek yang direncanakan bisa berhasil dengan biaya yang lebih rendah daripada anggarannya. Hitunglah berapa jumlah dana yang sudah tersedia dan besarnya kebutuhan dana untuk proyek ini.
- Anggota kelompok harus memahami fungsi dan kewajiban mereka, dan harus mampu untuk memenuhi secara efektif apa yang dibutuhkan oleh proyek ini. Mereka harus memahami bahwa keberhasilan proyek sangat tergantung pada mereka.
4.
Lakukanlah analisis risiko. Rancangan sebuah proyek yang efisien
membutuhkan sebuah analisis atas risiko yang mungkin timbul. Setiap faktor
risiko harus diperhitungkan/dianalisis. Ketahuilah apa bahaya yang mungkin
harus dihadapi, kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dari proyek ini dan
bagaimana cara mencegahnya.
5.
Lakukanlah penyesuaian selama proyek
berjalan. Setelah rencana proyek disusun, lakukan peninjuauan dan penyesuaian yang
dibutuhkan sampai rencana ini dipastikan bisa terlaksana dan mencapai hasil
yang diinginkan.
- Direktur pelaksana proyek harus melakukan pemeriksaan
secara berkala dengan membandingkan antara tujuan dan sasaran dari
kelompok yang menjalankan proyek terhadap Sasaran-Sasaran Utama yang ingin
dicapai.
6.
Siapkan sebuah jadwal kerja dalam format yang jelas yang mampu memberikan
target waktu dari seluruh pekerjaan. Penentuan target waktu untuk
pencapaian hasil ini akan dipengaruhi oleh kualitas dan kompleksitas dari
proyek.
7.
Buatlah kesepakatan terlebih dahulu. Rincian atau struktur dari rencana
proyek (begitu juga dengan rencana dari setiap orang yang mempunyai kepentingan
yang sama) harus disetujui oleh direktur, bagian pembelian dan pimpinan dari
pengelola proyek.
8.
Lakukan pemeriksaan ulang atas finalisasi rencana proyek. Langkah terakhir
ini hanyalah penutup dari penyusunan rencana proyek yang efektif. Dan merupakan
langkah awal dari pelaksanaan proyek.
v
SIKAP PELAKSANAAN KERJA
Untuk mencapai tujuan yang
diinginkan dalam hidup, harus banyak belajar tentang dirinya
sendiri.
b. Kegagalan berwirausaha harus
diterima sebagai pengalaman
c. Kekuatan berwirausaha datangnya dari
tindakannya sendiri, bukan dari tindakan orang lain.
d. Resiko kegagalan selalu ada, tetapi
para wirausaha harus menerimanya dan tanggung jawab.
e. Adanya keberhasilan berwirausaha
setelah mengalami kegagalan
f. Harta terbesar untuk mempertahankan
kemampuan wirausaha ialah adanya sikap positif di dalam berwirausaha.
g. Prestasi total berwirausaha,
ditentukan oleh sikap dan tindakan wirausaha sendiri.
h. Kejarlah tujuan-tujuan yang
berhubungan dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.
i. Terimalah apa adanya dan kurangilah
kelemahan-kelemahannya.
v KETEPATAN ASUMSI
·
asumsi
adalah peluang, artinya kita bisa banyak belajar tentang kesadaran, baik itu
bentuk bentuk kejiwaan ataupun cara pikir atau pemikiran yang berragam, dengan
tujuan memperkaya khazanah keilmuan dan kesadaran dalam diri kita. Hal seperti
ini sangat bertolak belakang dengan cara pandang benar-salah dan maksud maksud
dari ego ontologis, sebab, yang seperti ini adalah perjalanan kemakhluqan kita.
